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Informativa sulla privacy

Protezione dei dati personali

Informativa ai clienti

Ai sensi dell'Art'13, e visti gli artt. 23 e 24 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n 196, vi informiamo che:

Fonte dei dati: i dati personali vostri, ovvero della vostra società o del vostro ente di appartenenza, nonchè i dati di eventuali soggetti terzi destinatari dei prodotti da voi acquistati, sono stati da voi forniti in occasione di trasmissione, diretta o tramite i nostri agenti, di vostri ordini di acquisto, di vostra spontanea registrazione sul nostro sito internet, o di inoltro di vostre richieste, oppure sono stati raccolti presso terzi, quali ad esempio i gestori di pubblici elenchi, o i fornitori di indirizzi.

Finalità dei trattamenti: i dati di cui sopra sono raccolti, registrati, riordinati, memorizzati ed utilizzati per attività funzionali alla stipula ed alla esecuzione del rapporto contrattuale di fornitura con voi in essere, o in corso di negoziato, ivi comprese le attività da noi predisposte per il contatto, l’invio del catalogo prodotti, l’acquisizione, la gestione e l’evasione degli ordini, la formalizzazione, la gestione ed il controllo del rapporto amministrativo, contabile e commerciale con i nostri clienti, nonché per ottemperare agli adempimenti ed agli obblighi di legge o fiscali inerenti agli acquisti da voi effettuati. Più in particolare i dati di cui sopra saranno trattati da Corporate Express S.r.l. , Titolare del trattamento, per:

        acquisire dati e informazioni precontrattuali (preparazione e comunicazione di offerte, predisposizione di documenti anche presso terzi, verifiche di solvibilità);

        gestire il normale rapporto contrattuale di fornitura di beni a voi, ovvero alla vostra società o ente;

        gestire e controllare i rischi, prevenire possibili frodi, insolvenze o inadempienze;

        effettuare le operazioni necessarie alla gestione dei pagamenti e degli incassi;

        prevenire e gestire possibili contenziosi, operare cessioni del credito, adire le vie legali in caso di necessità

        gestire la contabilità, l’amministrazione, i flussi finanziari e la tesoreria;

        gestire gli adempimenti di natura amministrativa, contabile, civilistica, fiscale;

        predisporre e presentare dichiarazioni e documenti di natura civilistico – fiscale previsti da leggi, regolamenti, norme e direttive comunitarie

        gestire il magazzino, la logistica e la movimentazione delle merci;

        inviare materiale documentale tecnico, informativo e di aggiornamento relativo all’oggetto delle vendite o della prestazione di servizio;

        inviare periodicamente il catalogo prodotti aggiornato.

Inoltre, ma solo con il vostro consenso, alcuni vostri dati personali (dati identificativi, recapiti e indirizzi di posta elettronica) saranno trattati per:

        comunicare, anche a mezzo posta elettronica, informazioni, offerte commerciali e promozioni, nostre o di altre società del Gruppo Staples;

        effettuare rilevazioni statistiche e di customer satisfaction, anche mediante invio a mezzo posta elettronica di questionari e moduli di valutazione.

Modalità del trattamento: i trattamenti di cui sopra potranno essere effettuati sia con mezzi cartacei, sia con mezzi e strumenti automatizzati, ubicati in Italia o all’estero, presso il Titolare del trattamento, presso la società Capo Gruppo o le altre società del Gruppo Staples, designate in qualità di Responsabili del trattamento.

Esclusione di trattamento di dati sensibili: nessuno dei vostri dati in nostro possesso è riconducibile alle definizioni di “dato sensibile” o di “dato giudiziario” di cui alle lettere d) ed e) dell'art.4 del suddetto D.Lgs. Qualora ci fossero da voi trasmessi dati di tal genere, sarà nostra cura cancellarli immediatamente, in mancanza di un esplicito vostro consenso scritto.

Natura del conferimento: il conferimento di alcuni dati necessari per la gestione del rapporto contrattuale può essere considerato facoltativo, mentre è obbligatorio il conferimento dei dati necessari per ottemperare agli adempimenti ed agli obblighi amministrativi, di legge o fiscali inerenti i vostri acquisti. Pertanto, un eventuale rifiuto al conferimento impedirà l’evasione dei vostri ordini.

Ambito di comunicazione e diffusione dei dati: i dati personali di cui al punto 1. non saranno diffusi, ovvero non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione. Potranno, invece, essere comunicati al nostro personale dipendente ed ai collaboratori interni all'azienda, ai nostri consulenti ed ai nostri agenti. In particolare, in conseguenza dell’assetto del Gruppo Staples, i dati di cui al punto 1. potranno essere comunicati, per il perseguimento delle finalità elencate al punto 2., ad altre aziende consociate, o controllate, o comunque facenti parte dello stesso Gruppo Staples, ed alla Capo Gruppo stessa che esercita la funzione di controllo e di supervisione di Gruppo. L’elenco delle suddette aziende è consultabile in una apposita sezione di questo sito.  I dati personali potranno inoltre essere comunicati ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie e, nei limiti strettamente necessari, ai soggetti che, sempre per finalità relative all'esecuzione dei rapporti contrattuali con voi in essere o per l'instaurazione di nuovi rapporti contrattuali, debbano fornirci beni e/o eseguire su nostro incarico prestazioni o servizi.

In particolare potranno essere comunicati ai seguenti soggetti:

    Mondoffice S.r.l., società del Gruppo Staples che gestisce in outsourcing l’amministrazione e la contabilità, il marketing, il sistema informativo;

    Studio Guglielmino, Ogliaro, Castelli, consulenza fiscale;

    Ernst & Young, Società di revisione;

    Servizi Informatici S.r.l, General Computers S.rl, manutentore dei sistemi informatici;

    Poste Italiane S.p.A., vettori;

    Tnt Global Express S.p.a., DHL S.p.A., Bartolini, GLS Executive, Logistica Biellese snc; SDA Express Courier S.p.A, Consea Group S.r.l, EL-Ma Group S.r.l.

    Advancing Trade S.p.A, servizi per il recupero dei crediti;

    Studio dell’avv. Carrara, per il recupero del credito e il contenzioso;

    SIB, fornitore e manutentore di software applicativi;

    TNT Post Services, Atem Servizi Integrati, Fratelli Pozzoni, Caleidograf S.r.l, Poligrafica Srl, per la produzione dei cataloghi;

    Datafin, D&B, fornitori di informazioni commerciali;

    Ogone, Diners, Amex, gestori di carte di credito (POS virtuale;

    3 W S.r.l. e Tomato Interactive, gestori delle newsletter;

    Giordano Vini S.p.a. ed altri eventuali fornitori che effettuano l'evasione degli ordini e la spedizione dei prodotti.

L'elenco completo delle categorie e dei soggetti a cui i dati potranno essere comunicati è disponibile presso la sede del Titolare.

Soggetti che effettuano i trattamenti: i nostri dipendenti e i nostri collaboratori interni sono stati nominati “incaricati del trattamento” sulla base dei ruoli e delle mansioni lavorative espletate. Le altre società del Gruppo Staples che possono trattare i dati sono stati designati in qualità di Responsabili esterni del trattamento. I nostri agenti operano in qualità di contitolari di una parte del trattamento (acquisizione e e gestione degli ordini). Pertanto, essi hanno diritto a conoscere e trattare i dati da voi trasmessici, nei limiti delle loro competenze ed in conformità alle istruzioni impartite dal “Titolare del trattamento”.

Trasferimento all'estero: i vostri dati personali potranno essere trasferiti in Paesi dell'Unione Europea e in Paesi terzi, nell'ambito delle finalità sopra indicate.

Durata del trattamento: i vostri dati (e gli eventuali dati dei destinatari dei prodotti da voi acquistati) saranno conservati e trattati per il tempo necessario ad adempiere alle finalità indicate. Successivamente, saranno soltanto conservati per il tempo stabilito dalle vigenti disposizioni in materia civilistica e fiscale.

 

Informativa ai fornitori

Visto il Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n° 196 e successive modifiche, informiamo che i dati dei fornitori persone giuridiche, enti o associazioni, ai sensi del comma 3-bis dell’art. 5, sono esclusi dall’ambito di applicazione del Codice della Privacy poiché vengono trattati solo per finalità amministrative e contabili.

Per quanto riguarda i fornitori persone fisiche (professionisti, ditte individuali, ecc), ai sensi dell'Art. 13, e visti gli artt. 23 e 24 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n 196, informiamo di quanto segue:

  • Fonte dei dati: i vostri dati personali, dei vostri dipendenti, dei vostri incaricati e delle persone che per voi agiscono, di cui siamo in possesso, sono stati raccolti presso di voi da nostri dipendenti o collaboratori in occasione di: 
  • Vostre visite o telefonate; 
  • contatti diretti per partecipazione a riunioni, seminari, corsi, fiere; 
  • vostra proposizione di offerte;
  •  trasmissioni e transazioni successive all’ordine;

oppure sono stati raccolti presso terzi, quali ad esempio gestori di pubblici elenchi, o fornitori

di indirizzi, o nostri clienti e fornitori.

  • Finalità dei trattamenti: i dati di cui sopra saranno raccolti, registrati, riordinati, memorizzati ed utilizzati per attività funzionali alla stipula ed alla esecuzione del rapporto contrattuale con voi in essere, o in corso di negoziato, ivi comprese le attività pre e post contrattuali da noi predisposte per la formalizzazione, la gestione ed il controllo del rapporto con i nostri fornitori, nonché per ottemperare agli adempimenti ed agli obblighi amministrativi, di legge o fiscali inerenti al contratto stesso o alle vendite da voi effettuate. Più in particolare, i dati saranno trattati da Corporate Express S.r.l., Titolare del trattamento, per:
  •  acquisire dati e informazioni precontrattuali (valutazione di offerte, verifiche di adeguatezza o di conformità, predisposizione di documenti anche presso terzi, verifiche di affidabilità);
  • gestire il normale rapporto contrattuale di acquisto di beni o servizi da voi, ovvero dalla vostra società o ente;
  • gestire e controllare i rischi, prevenire possibili frodi, o inadempienze;
  •  effettuare le operazioni necessarie alla gestione dei pagamenti;
  • prevenire e gestire possibili contenziosi, operare cessioni del debito, adire le vie legali in caso di necessità;
  • gestire la contabilità, l’amministrazione, i flussi finanziari e la tesoreria;
  • gestire il magazzino, la logistica e la movimentazione delle merci;
  • fare eventualmente ricorso e gestire gli strumenti o i servizi finanziari strumentali e di supporto ai fornitori;
  • attuare quanto previsto dalla certificazione e dai sistemi di qualità ISO, anche mediante invio di questionari e moduli di valutazione.

Inoltre, saranno trattati da Mondoffice S.r.l. e dai consulenti contabili e fiscali, per:

  • gestire gli adempimenti di natura amministrativa, contabile, civilistica, fiscale;
  • predisporre e presentare dichiarazioni e documenti di natura civilistica, fiscale, doganale, previsti da leggi, regolamenti, norme e direttive comunitarie ed extra comunitarie.
  • Modalità del trattamento: i trattamenti di cui sopra potranno essere effettuati sia con mezzi cartacei, sia con mezzi e strumenti automatizzati, ubicati in Italia o all’estero, presso i Titolari di trattamento.
  • Esclusione di trattamento di dati sensibili: nessuno dei vostri dati in nostro possesso è riconducibile alle definizioni di “dato sensibile” o di “dato giudiziario” di cui alle lettere d) ed e) dell'art.4 del suddetto D.Lgs. Qualora ci fossero da voi trasmessi dati di tal genere, sarà nostra cura cancellarli immediatamente, in mancanza di un esplicito vostro consenso scritto.
  • Natura del conferimento: il conferimento di alcuni dati necessari per la gestione del rapporto contrattuale può essere considerato facoltativo, mentre è obbligatorio il conferimento dei dati necessari per ottemperare agli adempimenti ed agli obblighi amministrativi, di legge o fiscali inerenti al contratto stesso. Pertanto, un eventuale rifiuto al conferimento impedirà la stipula del contratto, o la sua corretta esecuzione.
  • Ambito di comunicazione e diffusione dei dati: i dati personali di cui al punto 1. Non saranno diffusi, ovvero non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione. Potranno, invece, essere resi noti al nostro personale dipendente ed ai collaboratori interni all'azienda o appartenenti ad altre aziende del Gruppo Staples, ai nostri consulenti. Potranno inoltre essere comunicati ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie e, nei limiti strettamente necessari a svolgerli, ai soggetti che, sempre per finalità relative all'esecuzione dei rapporti contrattuali con voi in essere o per l'instaurazione di nuovi rapporti contrattuali, debbano fornirci beni e/o eseguire su nostro incarico prestazioni o servizi. L'elenco completo delle categorie dei soggetti a cui i dati potranno essere comunicati è disponibile presso la sede del Titolare.
  • Soggetti che effettuano i trattamenti: i nostri dipendenti e i nostri collaboratori interni sono stati nominati “incaricati del trattamento” sulla base dei ruoli e delle mansioni lavorative espletate. Pertanto, essi hanno diritto a conoscere e trattare i dati da voi trasmessici, nei limiti delle loro competenze ed in conformità alle istruzioni impartite dal “Titolare del trattamento”.
  • Trasferimento all’estero: i vostri dati personali potranno essere trasferiti a Paesi dell'Unione Europea e a Paesi terzi, nell'ambito delle finalità sopra indicate. Il trasferimento dei dati all’estero verrà effettuato osservando le cautele e le garanzie stabilite dal D.Lgs. 196/03 nonché dal Garante della Privacy.
  • Durata del trattamento: i vostri dati saranno conservati e trattati per il tempo necessario ad adempiere alle finalità indicate. Successivamente, lo saranno soltanto per il tempo stabilito dalle vigenti disposizioni in materia civilistico fiscale.


Diritti dell'interessato: in qualsiasi momento voi, la vostra società o il vostro ente di appartenenza, potrete esercitare i diritti di cui all'articolo 7 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n° 196, ovvero accedere ai vostri dati personali per conoscerne l'utilizzo, ottenerne la cancellazione, la correzione, la modifica, l'aggiornamento, l'integrazione, oppure opporvi al trattamento scrivendo al “Responsabile del trattamento – art. 7” al seguente indirizzo:

Corporate Express S.r.l. - Via per Gattinara, 17 - 13851 Castelletto Cervo (BI).

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Riservatezza dei dati

Corporate Express S.r.l. non comunicherà alcun dato o informazione di identificazione personale a soggetti terzi se non, eventualmente e per quanto strettamente necessario, a coloro che intervengono in qualità di fornitori per l'erogazione dei servizi o per la gestione del rapporto contrattuale e dei conseguenti adempimenti amministrativi.

Protezione dei dati

La protezione dei dati trattati dalla nostra società è assicurata dal sistema di protezione fisica, logica e di tutela dei dati adottato e descritto nel Documento Programmatico sulla Sicurezza. Tale sistema si fonda sull'adozione di adeguate misure di sicurezza organizzative, fisiche e logiche, ed è gestito e coordinato da risorse interne dedicate alla protezione dei dati stessi.

Diritti dell'interessato

In qualsiasi momento gli interessati possono esercitare i diritti di cui all'articolo 7 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n° 196, ovvero accedere ai loro dati personali per conoscerne l'utilizzo, ottenerne la cancellazione, la correzione, la modifica, l'aggiornamento, l'integrazione, oppure opporsi al trattamento scrivendo al “Responsabile del trattamento – art. 7” al seguente indirizzo:

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Informativa per chi invia la richiesta del catalogo, di informazioni sullo stato degli ordini, di assistenza, offerte  e preventivi, o ulteriori richieste

Ai sensi del D.LGS 196/2003 La informiamo che i dati da Lei inseriti nel modulo di richiesta del catalogo, di informazioni sullo stato degli ordini, di assistenza, offerte  e preventivi, o ulteriori richieste, saranno trattati su carta e su computer per evadere la sua richiesta, inseriti nel nostro archivio ed eventualmente negli archivi delle altre società del Gruppo Staples – designate in qualità di Responsabili esterni del trattamento - per il successivo invio, anche a mezzo posta elettronica, del catalogo e delle proposte, offerte e informazioni commerciali, nostre e delle altre società del Gruppo.

I dati contraddistinti con l'asterisco sono necessari per le finalità indicate. Il mancato conferimento di questi dati potrà compromettere o rendere impossibile l'evasione della sua richiesta. Per l'esercizio dei diritti previsti dall'art. 7 può scrivere al “Responsabile del trattamento – art. 7” al seguente indirizzo:

Corporate Express S.r.l. - Via per Gattinara, 17 - 13851 Castelletto Cervo (BI).

Informativa ai candidati

Corporate Express S.r.l. , Titolare del trattamento, La informa che, ai sensi dell’Art. 13 del D.Lgs 196/03 (di seguito Codice Privacy) i dati personali da Lei spontaneamente inviati e contenuti nel Suo Curriculum Vitae potranno essere oggetto dei trattamenti di cui alla legge (consistenti nella raccolta, conservazione, selezione, raffronti, cancellazione e distruzione) nell’ambito delle attività di ricerca e selezione del personale, esclusivamente ai fini della valutazione del suo profilo, attitudini e capacità professionali. Il conferimento dei dati è finalizzato all’esame della Sua candidatura per un’eventuale assunzione. Il Responsabile HR e il Responsabile dell’area per cui si candida potranno venire a conoscenza dei Suoi dati personali esclusivamente per le finalità sopra menzionate. Sempre per le medesime finalità, i suoi dati personali potranno essere comunicati alle altre società del Gruppo Staples designate in qualità di Responsabili esterni del trattamento. Lei potrà rivolgersi al Titolare per far valere i Suoi diritti, così come previsto dall’art. 7 del Codice Privacy; in particolare potrà chiedere conferma dell’esistenza dei dati che possono riguardarla, come essi vengono utilizzati. Ha altresì il diritto di farli aggiornare, integrare, rettificare o cancellare per motivi legittimi, chiedere la sospensione od opporsi al loro trattamento, inviando una richiesta in tal senso alla nostra società, tramite raccomandata o posta elettronica al “Responsabile del trattamento – art. 7” al seguente indirizzo:

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N.B. L' Informativa sopra riportata vale per i curriculum vitae  di coloro che si candidano per l'instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione, richiesti o sollecitati dalla nostra società, Titolare del trattamento, sia direttamente sia mediante annunci di lavoro pubblicati su internet, quotidiani, periodici o altri mezzi di comunicazione.

I curriculum vitae inviati spontaneamente al Titolare, saranno invece gestiti secondo le prescrizioni dell'articolo 6, comma 2, lettera a), nn. 2 - 3 - 4 del Decreto Legge n.° 70 del 13 Maggio 2011, convertito con modificazioni dalla Legge n.° 106 del 12 Luglio 2011.

Aziende che fanno parte del Gruppo Staples

Le aziende di seguito elencate fanno parte del Gruppo Staples:

Mondoffice www.mondoffice.com

Corporate Express S.r.l. www.staplesadvantage.it

Art.7 (Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti)

1. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno dei dati personali che lo riguardano anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile

2. L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione:

        dell'origine dei dati personali;

        delle finalità e modalità del trattamento;

        della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;

        degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’articolo 5, comma 2;

        dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati. 

3. L'interessato ha diritto di ottenere:

        l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;

        la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati

        l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato

4. L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:

        per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;

        al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

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0161.880.844

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